EURONAV es la mayor compañía petrolera independiente del mundo dedicada al transporte y almacenamiento de crudo.
La empresa tiene su sede en Amberes y cuenta con oficinas en toda Europa y Asia. La gestión de la flota de EURONAV se lleva a cabo principalmente por tres subsidiarias totalmente propiedad de la empresa: EURONAV Ship Management SAS, EURONAV SAS y EURONAV Ship Management (Hellas) Ltd.
EURONAV tiene muchas reflexiones sobre innovación e ideas para el futuro. Por lo tanto, han elegido un Fleet Management System que podrá seguir el ritmo de sus ambiciosos planes de ser la compañía de buques petroleros más innovadora del mundo.
Mejorando la Fleet Management con el socio adecuado
Las compañías navieras a menudo tienen procesos muy extensos para seleccionar un nuevo proveedor. Se evalúa un alto número de proveedores, y se realizan varias presentaciones y discusiones antes de reducir el campo. A menudo, la química entre los socios se vuelve más importante de lo que uno podría pensar.
Rudi Vander Eyken, Gerente de TI del Grupo en EURONAV cuenta, “No hemos elegido un proveedor de sistema sino un socio que pueda apoyarnos y nuestras ideas para el futuro. SERTICA no es el único buen sistema en el mercado, pero RINA Digital Solutions es un socio de desarrollo ágil con una mentalidad innovadora similar a la nuestra. Las preguntas desafiantes que recibimos de RINA Digital Solutions nos ayudan a mejorar nuestra gestión de flota, y simplemente hacen el trabajo sin discusiones interminables.”
Rudi Vander Eyken, Gerente de TI del Grupo
No es ningún secreto que elegir al socio equivocado puede ser muy costoso. En la primera búsqueda, muchas compañías navieras evalúan la funcionalidad del sistema. Dado que muchos proveedores pueden entregar un buen sistema con la funcionalidad necesaria, a menudo se trata de relaciones personales y presentimientos.
Rudi Vander Eyken explica, “Además de enfocarme en la funcionalidad principal, observé principalmente a los diferentes proveedores y finalmente propuse a RINA Digital Solutions como el proveedor de software más profesional y confiable con quien podríamos construir una asociación a largo plazo. Lo que necesitamos de un socio es continuidad, respuestas directas, ambiciones saludables y una buena lista de referencias. No elegimos el sistema que puede entregar todo, sino la compañía que puede desarrollar lo que necesitamos ahora y en el futuro.”
“La cultura danesa afecta positivamente a RINA Digital Solutions y nuestra asociación ya que nos brindan nuevas ideas y nos dicen cómo mejorar nuestros procesos internos. Debido a la cultura y mentalidad danesa, el estándar de apoyo también es muy alto y profesional.”
Stefanos Christakis, ERP Project Manager
EURONAV ha tenido muchos proveedores para evaluación, pero hicieron algo diferente de otras compañías navieras. Visitaron a un usuario existente de SERTICA antes de contactar a RINA Digital Solutions.
Necesitaba obtener una recomendación y asegurarme de que RINA Digital Solutions brinda un soporte rápido, también después del lanzamiento. Además, quería asegurarme de que las entregas sean correctas y a tiempo.”
Rudi Vander Eyken, Gerente de TI del Grupo
Los beneficios de cambiar a un nuevo sistema ERP
Decidir reemplazar un sistema ERP existente a menudo implica varios desafíos. En EURONAV, el más obvio es la conversión de datos. La información necesita ser ajustada a una nueva configuración, lo que es extremadamente consumidor de tiempo. Otro desafío es el período en el que EURONAV estará trabajando en dos sistemas, hasta que SERTICA esté instalado en todos los buques.
“Cambiar a un nuevo sistema pone mucho foco en limpiar nuestros datos, lo cual es realmente bueno. Solo transferimos datos que son 100% necesarios y mantenemos el resto para fines históricos.” Continúa, “SERTICA es moderno, intuitivo y simplemente funciona más rápido que nuestro sistema anterior. Puedo trabajar en múltiples ventanas sin tener que esperar varios minutos para que se abra una nueva ventana.”
Maria Roussou, Technical Superintendent
Aris Ktenas, Superintendente de HSQE en EURONAV está de acuerdo y añade, “No hay duda de que hemos actualizado a un sistema de una nueva generación. El sistema es complejo con muchas posibilidades, pero al mismo tiempo, es extremadamente fácil de usar. Hoy paso 3 minutos en Analytics haciendo un diagrama. Antes de SERTICA, esto generalmente me tomaba más de 20 minutos, lo que hace de Analytics mi parte favorita del sistema.”
Aris Ktenas continúa, “Ahorramos mucho tiempo reduciendo el volumen de correos electrónicos. En lugar de tener correos electrónicos dispersos por todas partes, el registro de respuestas nos permite agregar notas a casos concretos. De esta manera, tenemos toda la información en SERTICA, lo que simplifica el proceso.”
Amalia Karakonstanti, Comprador Senior en EURONAV también experimenta el beneficio de reducir el volumen de correos electrónicos y dice, “SERTICA Connect nos ahorra mucho tiempo porque ya no necesitamos enviar correos electrónicos con PDF adjuntos a los proveedores. Hacemos la comparación automáticamente en lugar de pasar tiempo haciéndolo manualmente en Excel.”
Amalia Karakonstanti continúa, “Con SERTICA como nuestra herramienta diaria, trabajamos más eficientemente ya que podemos reducir el volumen de correos electrónicos y hacer coincidir automáticamente las facturas. Ahorramos tiempo y dinero porque podemos hacer acuerdos de contrato y reunir varias requisiciones en una sola.”
Los departamentos están utilizando diferentes módulos del sistema, pero todos están interrelacionados. El hecho de que EURONAV haya pasado de múltiples sistemas a trabajar en un único sistema en todos los departamentos significa que todo está vinculado.
Ajustando SERTICA a las necesidades de EURONAV
No es ningún secreto que EURONAV presentó una lista relativamente larga de ítems que se han desarrollado o mejorado en SERTICA. EURONAV necesita que el sistema se ajuste a todas sus necesidades, lo que incluyó el desarrollo del nuevo módulo Master Data Management.
Rasmus Hansen, Jefe de Proyectos en RINA Digital Solutions explica, “El Master Data Module optimiza tanto los procesos de mantenimiento como de adquisición porque tienes todos los datos en un solo lugar. Al gestionar tus datos maestros de manera centralizada, reduces los costos de administración y las averías. Estoy seguro de que esta nueva funcionalidad no solo beneficiará a EURONAV, sino también a los clientes actuales y futuros.”
Rasmus Hansen, Head of Projects RINA Digital Solutions
EURONAV utiliza el Master Data Management Module para controlar y gestionar los buques de manera centralizada. Maria Roussou cuenta, “Antes nuestros procesos eran menos controlados, ya que la confianza estaba puesta en las personas a bordo de los buques. Sin embargo, a medida que EURONAV se expande y comienza a agregar nuevos buques regularmente, necesitamos controlar y gestionar de manera centralizada para alinear nuestros procesos.”
EURONAV tiene oficinas tanto en Amberes como en Atenas. Los buques petroleros son gestionados desde la oficina de Atenas, mientras que los buques FSO y VPLUS son gestionados desde Amberes. Por lo tanto, es esencial que SERTICA pueda operarse desde ambas oficinas sin ningún problema.
“Es nuestra ambición estar en mejor control de nuestros procesos creando una visión general de toda la flota en SERTICA. Ahora tenemos un sistema robusto con una plataforma confiable. Tenemos buena comunicación entre los buques y la costa, con lo que hemos luchado anteriormente. Y con el Master Data Management Module, sentimos que SERTICA se ajusta a nuestras necesidades.”
Rudi Vander Eyken, Gerente de TI del Grupo
Consejos sobre cómo asegurar una implementación exitosa
Las compañías navieras a menudo experimentan que el negocio diario consume tiempo y recursos, lo que significa que no tienen tiempo para decisiones estratégicas sobre cómo usar el sistema. EURONAV se ha enfocado en estas discusiones y procesos internos en paralelo con la elección de un nuevo sistema. Por lo tanto, más de 20 personas también estuvieron involucradas en el proceso de selección.
“Incluimos a todas las personas relevantes en el proceso de selección para crear propiedad y compromiso. Para que un sistema se implemente con éxito, debe ser aceptado, y los usuarios necesitan entender el valor que el sistema aporta.”
Rudi Vander Eyken, Gerente de TI del Grupo
Stefanos Christakis agrega, “El valor que SERTICA aporta a EURONAV incluye procesos estructurados y optimizados en los departamentos. Podemos controlar los datos y el flujo de aprobación más eficientemente. Como ejemplo, la aprobación de precios ha sido muy complicada en el pasado, pero ahora ahorramos mucho tiempo y aseguramos que las personas correctas estén involucradas en el proceso.”
Rudi Vander Eyken dice, “Mi mejor consejo para otras compañías navieras es hablar con referencias temprano en el proceso de selección. Esto ayuda a decidir si los procesos internos necesitan ser cambiados. Ver cómo otros usan el sistema y escuchar cómo experimentan la asociación es el mejor aporte que puedes obtener.”
La importancia de un Equipo de Proyecto competente
El Equipo de Proyecto en EURONAV ha asegurado una implementación eficiente de SERTICA. Stefanos Christakis lidera el equipo, aunque es nuevo en el negocio naviero. Su experiencia trabajando con desarrollo de software, sin embargo, ha demostrado ser una ventaja, ya que conoce y entiende tanto el sistema como el proveedor.
“Tengo un equipo extremadamente competente que me permite enfocarme en la gestión real del proyecto. Intento escuchar a todos los interesados, pero también tomo una decisión cuando es necesario, así evitamos entrar en discusiones teóricas interminables.”
Stefanos Christakis, EURONAV
El mejor consejo de Stefanos Christakis para otras compañías navieras que están a punto de comenzar un proceso similar es mantener el enfoque en la implementación y aceptar que no todo puede incluirse en la primera fase, “Actualmente nos enfocamos en limpiar datos y transferirlos a SERTICA. Muchas ideas, deseos y otras tareas surgen en el proceso, pero para mantener nuestros plazos, necesitamos planificar la mayoría de estas en la fase dos,” dice Stefanos Christakis.
“Un Gerente de Proyecto dedicado es crucial para una implementación eficiente, así está claro quién toma las decisiones y la responsabilidad. Necesitas las habilidades correctas pero también un ajuste cultural. Equilibrar y entender el comportamiento cultural es clave para EURONAV ya que experimentamos una diferencia cultural entre la oficina en Atenas y Amberes.”
Rudi Vander Eyken, Gerente de TI del Grupo
Innovación versus correr detrás de los hechos
La Dirección en EURONAV apunta a tener tiempo para pensar en el futuro. Se enfocan en procesos lean, datos válidos, KPI y reportes de manera regular para mantenerse informados. Todo esto para poder tomar las decisiones correctas.
“Estamos invirtiendo ahora objeto estar listos para la mejora del mercado. A menudo las compañías navieras usan varios sistemas que no se comunican entre sí, queremos hacerlo diferente, queremos expandirnos, y somos ambiciosos. Necesitamos un sistema que apoye este tipo de ambición.”
Rudi Vander Eyken, Gerente de TI del Grupo
EURONAV tiene un plan ambicioso para ser la compañía de petroleros más innovadora del mundo, lo que significa que discuten, exploran y trabajan con innovación de manera regular en diferentes redes. Tienen 12 niveles diferentes, algunos de los cuales incluyen temas como blockchain, mantenimiento predictivo, sensores y gemelos digitales.
Rudi Vander Eyken dice, “Queremos convertirnos en pioneros innovadores, porque creemos que esto se convertirá en nuestra ventaja competitiva en el futuro. Actualmente estamos en la fase de búsqueda de hechos para investigar qué es posible dentro de la gestión de buques. Una vez que tengamos SERTICA implementado en todos los buques, nuestra transformación digital despegará. Estoy convencido de que podemos hacer un mejor control de costos combinando SERTICA con algunas de nuestras ideas y proyectos innovadores.”
“Discutimos muchas ideas innovadoras para el futuro y estoy seguro de que algunas de las innovaciones cercanas al futuro en EURONAV involucran el uso de dispositivos móviles. Esto puede, por ejemplo, estar en conexión con auditorías a bordo de los buques.”
Aris Ktenas, EURONAV
